Zapytanie ofertowe

Procedura wyboru Wykonawcy świadczenia usługi najmu lokalu z przeznaczeniem na archiwum zakładowe.

Zamawiający:

Powiat Lubaczowski – Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lubaczowie, ul. Piłsudskiego 8, 37-600 Lubaczów, NIP 793-14-09-775, REGON 65093316

Tryb udzielenia zamówienia:

Niniejsze zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych i toczy się w trybie zapytania ofertowego, z zachowaniem obowiązującej zasady konkurencyjności.

Wspólny Słownik Zamówień KOD CPV 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne. 

Przedmiot zapytania:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie usług najmu lokalu z przeznaczeniem na archiwum zakładowe.

Wymagania dotyczące lokalu:

Lokal użytkowy na terenie miasta Lubaczowa z przeznaczeniem na archiwum zakładowe o powierzchni od 10 m² do 15 m².

Wymagania dotyczące archiwum zakładowego /zgodnie rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych/ :

- lokal o powierzchni od 10 m² do 15 m^2,

- na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym,

- w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części,

- na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów),

- wykluczone pomieszczenie w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych,

- wykluczona lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu,

- lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, prawidłowo oświetlony, równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną  i dobrą wentylację.

Zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt:

1. ochrona przed pożarem:

- system alarmu przeciwpożarowego,

- automatyczny system gaszenia ognia lub system ręcznego gaszenia ognia,

- podręczny sprzęt ochrony przeciwpożarowej,

- ogniotrwałe drzwi lub drzwi obustronnie obite blachą;

2. Ochrona przed włamaniem:

- alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring alarmujący w razie zagrożenia policję lub agencję ochrony osób i mienia,

- drzwi antywłamaniowe,

- okna zabezpieczone przed włamaniem,

- ochrona przed nasłonecznieniem.

Miejsce i terminy realizacji usługi:

Wynajem lokalu od  maja 2021 r. na czas nieokreślony.

Warunki udziału w postępowaniu:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy dysponują lokalem użytkowym na terenie miasta Lubaczowa z przeznaczeniem na archiwum zakładowe o powierzchni od 10 m² do 15 m².

2. Wynajmujący wyrazi zgodę na modernizację pomieszczeń w zakresie, w jakim jest to niezbędne do spełnienia przez przedmiot najmu przydatności na potrzeby prowadzenia archiwum zakładowego a w szczególności w zakresie spełnienia przez przedmiot najmu w tym zakresie wymagań bhp, ppoż., sanepid oraz ochrony środowiska.

3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci którzy zadeklarują dostęp do wynajmowanego lokalu na czas nieokreślony.

Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o:

1. Cena brutto za 1 m² miesięcznego najmu lokalu użytkowego o powierzchni od 10 m² do 15 m² zawierająca koszt mediów (energia cieplna i elektryczna w lokalu): waga 100% (maksymalnie 100 punktów):

Ocena tego kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu następującego wzoru:

                    Cena brutto Oferty najtańszej

C = -------------------------------------------------------- x 100 pkt x 100%

                         Cena Oferty badanej

Cenę brutto za wynajem lokalu + media należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Łącznie oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

Jeżeli wybrana oferta przekracza przyjęte w budżecie projektu stawki, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje cen w tym zakresie. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą.

Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.

Termin i miejsce składania ofert:

Oferta powinna być wypełniona na druku załączonego formularza ofertowego, wydrukowana, podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawcy i złożona wraz z załącznikami w terminie do 31 marca 2021 r. do godz. 15.00 poprzez email: pcpr@lubaczow.powiat.pl z dopiskiem w tytule: „Oferta – najem lokalu na archiwum zakładowe” lub pocztą/osobiście na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lubaczowie, ul. Piłsudskiego 8, 37-600 Lubaczów.

Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data złożenia /dostarczenia
a nie data nadania. Wszelkie informacje można uzyskać pod numerem tel. 16 632 94 60.

O wyborze oferty Zamawiający poinformuje każdego z Oferentów wskazanym przez niego kanałem informacyjnym.

Nie zwracamy nadesłanych dokumentów.

Pozostałe informacje:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

2. Niniejsze rozeznanie nie stanowi oferty zawarcia umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.

3. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjowania w tym stawki cenowej z Wykonawcą.

5. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę. Oferta oraz inne dokumenty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

Data publikacji: 24 lutego 2021 r.

Termin złożenia ofert: 31 marca 2021 r.

Załącznik: formularz oferty

img.iap.pl/s/637/206288/Edytor/File/Zal__nr_1_formularz_ofertowy_wykonwcy.docx